Обратная связь, как элемент корпоративной культуры компании
Обратная связь является одним из элементов, составляющих культуру компании. И несмотря на актуальность этой темы навык обратной связи недоразвит в корпоративной культуре отечественных компаний.
А все потому, что есть непонимание сути обратной связи и ее принципов.
Каким образом обратная связь может быть интегрирована в ежедневную жизнь компании?
У нас обратная связь воспринимается, как 2 полюса. С одной стороны, обратная связь позиционируется на позитивной оценке. И если мы говорим кому-то хорошее, значит у нас есть скрытый смысл: получение признания, карьеризм. И есть риск захвалить кого-то. С другой стороны, обратная связь воспринимается, как указание на ошибку, критика. И это расстраивает и демотивирует. Поэтому важно в рамках корпоративной культуры тренировать навык обратной связи путем принятия и высказывания об успехах, компетенциях, сильных сторонах.
Еще один момент, который останавливает менеджмент компаний культивировать обратную связь, – странное отношение к критике. Никто не хочет, чтобы его критиковали, но каждый настаивает на праве иметь собственное мнение и формулировать собственное мнение по широкому кругу ситуаций. Другими словами, мы регулярно делаем то, что не позволяем делать другим! То есть нивелируется основной принцип обратной связи. А именно, обратная связь позволяет человеку учиться!
Обратная связь должна быть конструктивной.
То есть меньше критиковать, вместо этого показать возможности для изменения и формулировать идеи для улучшения. Обратная связь должна быть честной, без «но» и «если», без принуждения и скрытого смысла, когда получающий обратную связь ждет от Вас подвоха. Она позволяет человеку научиться, ориентирована на совместное обсуждение будущего, вырабатывается в диалоге.
Искренность и честность являются одной из основ в обратной связи. Это заключается в так называемом «оголении» себя, как человека, когда даете ОС. Если открыто говорить о своих чувствах и собственном опыте, это сближает вас с сотрудником и повышает доверие.
Обратная связь запускает процесс обучения и развития
Это требует изменений в мышлении и поведении сотрудника. Такие изменения происходят при условии готовности слышать обратную связь и пониманию, для чего она дается. Вести беседу обратной связи является высоким искусством. Так как необходимо поддерживать готовность сотрудника слушать несмотря на возможные неприятные вещи, как зоны роста или риски.
Чтобы успешно вести беседу обратной связи, и сотрудник был готов слушать, необходимо научиться лучше понимать людей. Для этого нужно посмотреть на любую ситуацию глазами другого человека. Лучшее понимание мыслей, чувств другого человека развивает отношения доверия. В понимании поведения другого поможет изучение его целей: «Чего хочет достичь этот человек? Для чего ему эта цель?»
Чтобы сотрудник готов был слушать обратную связь, спросите разрешения на предоставление обратной связи. В таком случае вы уберете сопротивление. Кроме того, дайте человеку время на обдумывание обратной связи. Дайте сотруднику это время.
Позитивное Я-высказывание вместо негативного Ты-высказывания имеет большое значение для конструктивного разговора. Ты-высказывание звучит, как обвинение и обесценивание. А это вызывает сопротивление и агрессию. В Я-высказываниях наоборот подчеркивается уважение и внимание к человеку. Сравните: «я чувствую себя подавлено, если кто-то опаздывает» и «ты постоянно опаздываешь, и мне придется...» Я-высказывания очень эффективны в любых конфликтных ситуациях. То есть все высказывания должны быть о себе («я чувствую», «мое желание было бы») и правильно оформлены («по моему мнению», «я думаю», «по моему опыту»). Ищите правильные формулировки! Высказать «все, что накопилось» – это не про обратную связь!
Простой и ясный текст обратной связи, без обобщающих фраз и лишней информации позволит собеседнику лучше Вас понять!
Для обратной связи подбирайте простой и ясный текст. Заранее продумайте важные пункты разговора. Подбирайте простые слова с примерами, которые помогут собеседнику лучше понимать основную мысль. Четко формулируйте то, что вы хотите и ожидаете от других. Не нагружайте обратную связь лишней информацией. Избегайте обобщающих фраз типа «всегда», «все», «никогда». Говорите по сути и не пользуйтесь непроверенной информацией. Обратная связь должна быть описательной с конкретными примерами, но не оценивающей. Подведите итог разговора.
Поддерживайте культуру обратной связи, будучи открытым для взаимной обратной связи. Покажите людям, что Вы открыты для обратной связи, что Вам важны их мысли и реакции. Так Вы получите новые идеи, возможность к собственному обучению и развитию.
Развивайте в себе смелость не быть идеальным. Поэтому поощряйте сотрудников делать самое лучшее, на что они способны, но не быть сосредоточенным на достижения идеального. Рассматривайте ошибки, как процесс обучения, а не как неудачу. Ошибки допускаются. Главное – чтобы они не были скрыты. Содействуйте пониманию, что на первом плане коллегиальное сотрудничества, а не стремление превосходства над другими.
«Мелочи», на которые нужно обратить внимание во время обратной связи, ведущей к диалогу:
на Ваше внутреннее состояние и отношение к обсуждаемому вопросу
на тембр Вашего голоса
на язык Вашего тела
на слова, которые Вы подбираете.
Не спорьте, будьте толерантны, делайте правильные выводы, подведите итоги, используйте уважительные слова, говорите ясно и конкретно.
Правила в поддержке развития культуры обратной связи в компании:
1. С глазу на глаз, а не публично.
2. Заранее информируйте о предстоящей обратной связи.
3. Давайте обратную связь в атмосфере, в которой сотрудник готов ее принять.
4. Помните о том, что задача обратной связи – это не указание на плохое или хорошее, это возможность обучения и развития.
5. Избегайте обобщений. Говорите о конкретных наблюдениях и ситуациях.
6. Говорите от имени первого лица (Я-высказывания).
7. Укажите на последствия. Избегайте обвинений.
8. Контролируйте собственное восприятие ситуации и ее интерпретацию.
9. Дайте возможность другому человеку высказать свою точку зрения.
10. Внимательно слушайте человека, с которым идет диалог обратной связи. Поставьте себя на его место, чтобы лучше понять.
11. Оставайтесь искренним и открытым для диалога.
12. Поощряйте поиск решений: предлагайте советы и идеи, но не навязывайте их.
13. Завершите обратную связь со своим сотрудником обменом мнений об ощущениях и опыте во время диалога.
ВЫВОД
Понимайте других людей, и Вы будете оценены! Людям нравятся люди, которые их понимают. Быть услышанным и понятым дает людям чувство безопасности и принадлежности.
Используйте понятные слова, и Вас поймут! Речь идет об устранении неясности и двусмысленности, избегании недоразумений.
Ведите наблюдение за поведением сотрудника, и Вы поймете, достиг ли цели процесс обучения.
Положительно влияйте на других, и вы обнаружите, что ваше мнение, идеи и советы ценятся до тех пор, пока они конструктивны и полезны.
Будьте искренни, чтобы каждый знал, где он есть не только с точки зрения своих рабочих достижений, но и с точки зрения будущей перспективы.
Регулярно подтверждайте и признавайте выполненную задачу и работу! Ничто не мотивирует больше, чем искренние слова.